Bedrijfsvoering en Overhead

In programma 0 Bestuur en ondersteuning komen de doelen, activiteiten en mijlpalen aan de orde wat betreft bestuur, organisatie en dienstverlening. De paragraaf bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie of gaat in op zaken die niet in programma 0 aan de orde komen.

Organisatieontwikkeling

In 2022 moesten we, na de Corona crisis, direct doorschakelen naar de opgave voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en statushouders. Dit maakte dat er aanvankelijk weinig ruimte overbleef om actief met de verdere organisatieontwikkeling bezig te zijn. In het najaar zijn we aan de slag gegaan met een traject om de koers van de organisatieontwikkeling voor de komende jaren breed te bespreken in de organisatie (zie ook leiderschapstraject bij paragraaf bedrijfsvoering). Dat was ook een verzoek vanuit het MedewerkersTevredenheidsOnderzoek (MTO) in 2021. Kernvraag bij dit traject: hoe blijven wij er met elkaar voor zorgen dat we alle opgaven en ontwikkelingen die op ons afkomen? Hoe vertalen we dat naar onze organisatie, zowel op organisatie-, als op team- en individueel niveau? In het eerste halfjaar 2023 zal de opbrengst hiervan worden uitgewerkt.

Daarnaast is gewerkt aan wijziging van de organisatiestructuur. Onder andere is het domein Beleid vanwege de toegenomen omvang gesplitst in een domein Sociaal en een domein Fysieke leefomgeving. Bij deze structuuraanpassing hebben we ook de directe aansturing van de teams meer eenduidig gemaakt. Waar nu een mix is van teamleiders en coördinatoren, geven we de voorkeur aan aansturing door teamleiders.

Participatie
In 2022 is bij een aantal projecten gestart met het werken conform het in 2021 vastgestelde participatiebeleid. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het vooraf stellen van kaders en uitgangspunten voor het participatieproces. De inzichten die we in 2022 hebben opgedaan benutten we in 2023 om de verdere implementatie van het participatiebeleid vorm te geven en ons voor te bereiden op komende wetgeving rondom de participatieverordening.

Eind 2022 is de eerste website die gemaakt is met de digitale tools van ‘Open Stad’ live gegaan. Dit betrof het project ‘Fietsknelpunt Bekslaan’. Op basis van deze pilot breiden we het gebruik van de digitale tool in 2023 verder uit.

Naar aanleiding van de motie Kinderburgemeester is in 2022 gestart met de zoektocht naar de eerste Kinderburgemeester van Bloemendaal. In 2022 zijn basisscholen benaderd en verkiezingen gehouden. In februari 2023 is de Kinderburgemeester benoemd tijdens de raadsvergadering.

Personeel en HRM beleid
De benoemde thema’s bij de begroting 2022 volgen we onderstaand als leidraad:

Succesvol werven en selecteren, ook bij moeilijke vacatures
In Bloemendaal is er voor 32 vacatures geworven, waarvan 30 als gevolg van uitstroom.
Van de 30 mensen die uit dienst zijn gegaan, hebben 23 medewerkers zelf ontslag ingediend in verband met een functie elders. De voornaamste redenen voor vertrek in 2022 waren ontwikkeling / positieverbetering of betere arbeidsvoorwaarden. Ook zijn er 2 medewerkers met pensioen gegaan. Daarnaast zijn een aantal (tijdelijke) arbeidsovereenkomsten beëindigd. Praktisch alle vacatures zijn ingevuld. We willen daarbij graag vermelden dat ook ons stagebeleid rendeert want 2 stagiaires zijn in dienst gekomen. Daarnaast heeft een inhuurkracht gekozen voor een dienstverband bij ons. De andere kant is dat voor meerdere vacatures de doorlooptijd van vacatures wel oploopt, dan wel extra wervingsinspanningen (herhalen wervingscampagne) gedaan moeten worden.
Ook zijn we blijven investeren in onze arbeidsmarktcommunicatie. De werkenbij-site is ge-update, we zijn meer met beeldmateriaal (vacaturefilmpjes en foto’s gaan werken, we hebben ons werkgeversmerk versterkt (waarom is werken bij de gemeente Bloemendaal zo leuk).  
Ook regionaal proberen we de handen ineen te slaan. Er is een regionale werkgroep van start gegaan waarbij we kijken hoe we gezamenlijk kunnen handelen bij moeilijk vervulbare vacatures. Denk bijvoorbeeld aan een gezamenlijk opleidingstraject. Maar het feit dat je aan de andere kant ook elkaars concurrent bent, maakt een dergelijke samenwerking niet vanzelfsprekend.

Binnen de organisatie hebben we een plan gemaakt voor te voorzien verloop vanwege pensionering. Tot en met 2028 gaat het om 35 mensen, waarbij gerealiseerd moet worden dat mensen niet altijd tot hun 67ste blijven werken. Zeker waar het kritieke functies betreffen, streven we ernaar tijdig opvolgers te hebben klaarstaan.

Inclusief en diversiteit versterkt uitdragen
We hebben in 2022 in deze prioriteit gegeven aan de ‘voorkant’; dat wil zeggen ervoor zorgen dat ons wervingsproces zoveel mogelijk inclusief is en gericht op diversiteit. Concreet gaat het dan om een training inclusief schrijven van vacatureteksten die door HRM is gevolgd, zijn wervingskanalen bijgesteld om meer divers talent te bereiken, hebben leidinggevenden een toolkit ter beschikking gekregen om te borgen dat het selectieproces en de selectiegesprekken inclusief zijn met aandacht voor diversiteit.

Werkconcept na corona

In 2021 hebben alle teams workshops aangeboden gekregen om als team vorm en inhoud te geven aan het hybride werken. Met als uitgangspunt dat ‘dienstverlening’ en ‘samenwerking’ hoe dan ook goed geborgd moeten zijn. Op basis van de opbrengsten is in het voorjaar het organisatiebrede werkconcept hybride werken vastgesteld. Daarbij wordt er onder andere van uitgegaan van dat mensen gemiddeld 60% op kantoor werken en 40% thuis of op andere locatie (al blijft dit voor een ieder maatwerk welke verhouding aan de orde is) en het gemeentehuis vooral een plek is voor ontmoeten en samenwerken.
Vervolgens is ingezet op facilitering van dit concept: o.a. zijn alle vergaderlocaties ingericht op hybride overleg, zijn een aantal werkplekken primair bestemd voor het voeren van online-overleg, zijn er protocollen ingevoerd om mensen te ondersteunen om zo goed mogelijk hybride te werken.
Voor een organisatiebrede evaluatie in 2022 was het nog te vroeg, dat zal nu worden gedaan halverwege 2023. Op voorhand is wel al duidelijk dat we wat fundamenteler naar de inrichting van de kantooromgeving moeten kijken omdat we een beetje uit ons jasje lijken te groeien. O.a. is het aantal medewerkers in relatie tot het aantal waar de inrichting vanaf 2008 op is gebaseerd, aanzienlijk toegenomen. En ook hebben een aantal werk- en vergaderruimtes in de loop der tijd een andere bestemming gekregen.

Leiderschapstraject
Voor wat betreft de organisatieontwikkeling zijn de leidinggevenden in het eerste halfjaar begeleid bij het implementeren van het hybride werkconcept. In het tweede halfjaar zijn we een traject gestart om met de leidinggevenden (en hun teams) de koers van de organisatieontwikkeling te bepalen voor de komende jaren.

Andere, aanvullende resultaten in 2022:

• Er is een nieuwe vergoedingsregeling woon-werk en dienstreizen vastgesteld. Vanaf 1 april 2023 is onder andere voor medewerkers die binnen een straal van 15 km wonen en niet verplicht op locatie moeten werken, enkel nog een fietsvergoeding aan de orde.  
• Er is tweemaal een interne opleiding georganiseerd, waarin o.a. aandacht voor digitale vaardigheden. Dit werd samen door Heemstede / Bloemendaal georganiseerd waarbij in een periode van 3 weken een breed aanbod is van diverse korte workshops van allerlei aard met in totaal ruim 500 deelnemers.
• Er is een nieuwe vergoedingsregeling voor inconveniënten (lichamelijk bezwarende omstandigheden) vastgesteld per 1 juli 2022.

Toelichting:
De stijging van het aantal fte is als gevolg van besluitvorming in de raad (begroting / zomernota); met name uitbreiding capaciteit op het gebied van verkeer, duurzaamheid, monumenten en juridische inzet (APV).
Bij de begrotingsbehandeling 2023 is de raad toegezegd dat een overzicht zal worden gegeven van het aantal FTE’s dat de gemeente standaard nodig heeft in verhouding tot het aantal mensen dat wordt ingehuurd. Om recht te doen aan deze toezegging zal in 2023 een benchmark worden gehouden. Naar verwachting kunnen de resultaten hiervan rond de zomer 2023 worden gerapporteerd. Voor wat betreft de omvang van inhuur zie de kengetallen bij het programma bestuur.

De stijging van het ziekteverzuim komt met name door een toename van het langdurend verzuim. Dit was deels werkgerelateerd. Inmiddels is er perspectief dat het langdurend verzuim weer zal afnemen.  

Integriteitsbeleid en integriteitsmeldingen

Goed bestuur is integer bestuur. Daarmee is integriteit niet alleen een verantwoordelijkheid van de individuele politieke ambtsdragers, maar een gezamenlijk belang dat de hele organisatie en het hele bestuur in al zijn geledingen aangaat. Zo zijn er gedragscodes voor de raad en voor het college. De raad heeft in 2020 het Integriteitsprotocol (dat in 2022 is geactualiseerd) en de Verordening Integriteitscommissie voor de behandeling van integriteitsmeldingen jegens politieke ambtsdragers vastgesteld.

Werknemers die hulp en advies nodig hebben over ongewenst gedrag kunnen in eerste instantie terecht bij een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon gaat na of een oplossing in informele sfeer mogelijk is en kan de werknemer informeren over andere mogelijkheden en hem/haar daarin begeleiden. De vertrouwenspersoon heeft vijf meldingen van ongewenst gedrag geregistreerd. Dit heeft niet geleid tot formele klachten.

Meldingen over misstanden worden onderzocht door de gemeentesecretaris. In 2022 zijn geen meldingen van misstanden geregistreerd.

In 2022 zijn geen integriteitsmeldingen over werknemers ingediend.

In 2022 zijn in totaal twee integriteitsmeldingen over politieke ambtsdragers ingediend. Deze meldingen zijn aan de commissie Integriteit voorgelegd en deze heeft in december 2022 twee adviezen uitgebracht. Deze twee rapporten zijn behandeld in de raadsvergadering van 2 februari 2023.

In 2022 zijn door de Commissie Integriteit de 11 openstaande meldingen over politieke ambtsdragers afgehandeld die in 2021 zijn ingediend. De 6 openstaande meldingen uit de jaren 2018 t/m 2020 zijn ook allemaal afgehandeld in 2022. In totaal zijn er 17 meldingen afgehandeld in 2022. In de meeste gevallen is geconcludeerd dat er geen sprake is geweest van een integriteitsschending door de betreffende politieke ambtsdragers. Bij vier raadsleden is wel een schending van de integriteit vastgesteld door de commissie en de raad.

Ambtelijke samenwerking met Heemstede

In 2022 is uitwerking gegeven aan het organisatorisch borgen van de samenwerking van een aantal bedrijfsvoeringsteams: Facilitaire Zaken, Communicatie, HRM en Financieel Beheer.
Voor wat betreft Financieel Beheer is echter geconstateerd is dat bij beide gemeenten de verwevenheid van de taken Financieel Beheer met de lokale teams Financieel Beleid zo groot is en afstemming ook dusdanig lokaal maatwerk vereist, dat vervlechting van team Financieel Beheer van onvoldoende toegevoegde waarde is. Het team Financieel Beheer is daarom in het voorjaar 2022 ontvlochten.

Handhaving is een kerntaak van beide burgemeesters en de organisatie ervan dient daarom zo dicht mogelijk bij beide bestuurders georganiseerd te worden. Het team Handhaving wordt daarom niet aan de GR toegevoegd, maar blijft een vervlochten team.
Voor de teams Facilitaire Zaken, Communicatie, HRM is het voorstel gedaan deze onder te brengen in een lichte gemeenschappelijke regeling. De bestuurlijke besluitvorming is in 2023 afgerond.

Regionale Samenwerking

Conform het toetsingskader uit de nota ‘Grip op Samenwerking’, die in 2017 door de raad is vastgesteld, zijn begrotingen en jaarverslagen van Verbonden Partijen getoetst.

De grote opgaven, waar gemeenten voor staan, overschrijden steeds vaker de gemeentegrenzen en vragen om regionale afspraken. In sommige gevallen kunnen afspraken op provinciaal niveau worden geregeld, maar een aantal taken zijn gedecentraliseerd naar gemeenten. In het geval van onze regio worden veelal informele afspraken gemaakt op de schaal van de deelregio Zuid-Kennemerland, vaak samen met de deelregio IJmond. In specifieke gevallen (bijvoorbeeld in het geval van de Veiligheidsregio of de inkoop bij het Sociaal Domein) zijn de regiogrenzen om juridische dan wel pragmatische reden weer net anders vormgegeven.

Na de beëindiging van het gewest Zuid-Kennemerland heeft de samenwerking een informele vorm gekregen op tal van terreinen (en een Gemeenschappelijke Regeling m.b.t. het programma bereikbaarheid). Dit heeft geleid tot talrijke producten op het gebied van duurzaamheid, toerisme, detailhandel, woningbouwprogrammering en mobiliteit.

Een bijzonder samenwerkingsverband is de Metropoolregio Amsterdam (MRA). Dit grotere schaalniveau wordt door Zuid-Kennemerland benut, wanneer het gaat om gemeente grensoverschrijdende thema’s die betrekking hebben op de economie, ruimte en mobiliteit. De MRA biedt de mogelijkheid om op een efficiënte en effectieve manier gezamenlijk beleid op te stellen en kansen om invloed uit te oefenen op het Rijk en EU en/of toegang te krijgen tot cofinanciering voor projecten op het niveau van de metropoolregio.

Samenwerken in netwerken (Zuid-Kennemer Agenda)
De huidige (complexe) maatschappelijke vraagstukken vragen om een integrale benadering waarbij vanuit verschillende invalshoeken en in samenhang aan oplossingen gewerkt wordt. Steeds meer werkt de gemeente binnen relevante netwerken actief samen met andere gemeenten en maatschappelijke partners. Een voorbeeld van de samenwerking tussen de gemeenten in Zuid-Kennemerland is de Zuid-Kennemer Agenda. Dit is een agenda waarin de opgaven die een regionale aanpak vergen op het gebied van Landschap, Economie, Wonen, Klimaat en Mobiliteit staan omschreven. De samenwerkingsafspraken zijn vastgelegd in een bestuursconvenant. De agenda is vertaald in een werkplan. Door de vier gemeenten is gezamenlijk een Regisseur Regionale Samenwerking aangesteld en vanuit elke deelnemende gemeente een regiocoördinator.

Besluitvorming vindt plaats binnen de afzonderlijke gemeenten. Periodiek worden regionale radenbijeenkomsten georganiseerd om raden over regionale onderwerpen te informeren en consulteren.

Metropoolregio Amsterdam (MRA Agenda)
De Metropoolregio Amsterdam (MRA) is het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 30 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De MRA is verdeeld in 7 deelregio’s en de gemeente Bloemendaal is onderdeel van en vertegenwoordigd vanuit de deelregio Zuid-Kennemerland. De MRA agenda 2020-2024 is opgesteld om uitvoering te geven aan de vier bestuurlijke opdrachten en de uitvoeringslijnen uit de MRA:
1.   De samenwerking verder versterken.
2.   Werk maken van een veerkrachtige, inclusieve en schone MRA-economie.
3.   Bouwen voor de woningbehoefte en met groei de leefkwaliteit van het geheel versterken.
4.   Vaart maken met het metropolitaan mobiliteitssysteem.

Elke vier jaar wordt door het MRA bestuur een nieuwe MRA Agenda, inclusief meerjarenbegroting opgesteld en vastgesteld. Ten behoeve van de uitvoering van de MRA Agenda stelt elk platform (economie, ruimte en mobiliteit) jaarlijks een uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting op. Dit jaarplan vormt de basis voor de voortgangsnota in het voorjaar en de termijnagenda in het najaar. Na een evaluatie in 2020/2021 zijn de samenwerkingsafspraken van de MRA aangepast waardoor gemeenten directer in het besluitvormingsproces worden betrokken onder andere door deelname van een collegelid aan de Algemene Vergaderingen en deelname van een raadslid aan de Raadtafel. In 2022 is ervaring opgedaan met de nieuwe samenwerkingsafspraken.

De gemeente Bloemendaal heeft belang bij deze samenwerking om grensoverschrijdende opgaven op te kunnen lossen. Het gaat dan om het behouden van het hoogwaardige woonmilieu, behoud en versterking van de landschappelijke en cultuurhistorische waarden van de landgoederen en groene gebieden, spreiding van recreatie en goede en hoogwaardige (OV-)verbindingen met Amsterdam en Schiphol. In 2022 is de gemeente bij diverse projecten betrokken geweest, zoals afstemming programmering woningbouw in aanloop naar de Woondeal en uitwerking van de verstedelijkingsstrategie in samenhang met mobiliteit, energie, klimaat en landschap. De gemeente is aangesloten bij het project MRA-Elektrisch om samen elektrisch vervoer te stimuleren en een netwerk van publieke oplaadpunten te realiseren. De gemeente heeft het convenant Toekomstbestendige Woningbouw ondertekend, om daarmee bij nieuwbouwontwikkeling te sturen op de prestaties op het gebied van energieverbruik, circulair bouwen en omgevingsaspecten als groen en het voorkomen we hitte- en wateroverlast. De doelstelling van het actienetwerk 15% GasTerug, door middel van energiebesparingen in de gehele MRA, is in 2022 behaald.

Volgens de regionale Monitor Brede Welvaart ‘hier en nu’ 2022 (CBS) heeft de gemeente Bloemendaal de hoogste brede welvaart in de metropoolregio.

Gemeenschappelijke Regeling DIT

De gemeenten Bloemendaal en Heemstede werken ambtelijk samen op het gebied van Informatievoorziening en ICT. Daarvoor is sinds 1 januari 2021 de Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (GR DIT) ingesteld. De GR DIT brengt de diverse i-functies van de gemeenten bij elkaar en versterkt de vakgebieden Informatievoorziening en ICT breed in de organisatie. Het brengt de mogelijkheden tot harmonisatie van processen, procedures en informatiesystemen tussen deelnemers en biedt kansen voor minder meerkosten bij de digitale vernieuwing en ontwikkeling van de gemeente.

Digitale vernieuwing en online samenwerken
In 2022 heeft de gemeente flink ingezet op stabiliseren van de ICT omgeving. Verouderde apparatuur is vervangen of wordt via nieuwe raamovereenkomsten de komende jaren vervangen. Dienstverleningsafspraken zijn aangescherpt met leveranciers en vooruitkijkend is een meerjarig vervangingsplan ontwikkeld waarmee de gemeente planmatig en vanuit een regierol sturing geeft aan het vernieuwen en rechtmatig inkopen van de gemeentelijke ICT. Inmiddels heeft de gemeente meerdere aanbestedingstrajecten uitgevoerd waarmee enerzijds vernieuwing is gerealiseerd en anderzijds het rechtmatig inkopen van ICT voor de nieuwe contracten is bereikt.

In de vernieuwingsslag kiezen we steeds vaker voor het aanbieden van innovatieve functionaliteiten in de Cloud waarmee het online samenwerken wordt versterkt. De introductie van MS Teams in 2021 als onderdeel van de Cloud strategie maakte het online samenwerken mogelijk en met de aanschaf van een nieuw Cloud intranet nemen de mogelijkheden toe. Het intern uitwisselen van informatie, integraal zoeken naar informatie en hergebruik van informatie via de Cloud verbetert het online samenwerken.

Cybersecurity en weerbaarheid
Er is geïntensiveerd op het gemeentelijk toegangsbeleid en de bewustwording onder medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Het voorkomen van onbedoelde menselijke fouten is erg belangrijk en niet altijd af te vangen via een systeem. Nieuwe initiatieven zijn naast de reeds bestaande doorgevoerd om die bewustzijn te vergroten. Om de aandacht en interesse hiervoor te versterken is er naast de traditionele online seminars en ‘awareness-games’ een ‘pubquiz’ toegevoegd aan het portfolio, waarin medewerkers groepsgewijs het tegen elkaar opnemen in het bewustzijn over informatiebeveiliging en privacy. Ten behoeve van het gemeentelijk toegangsbeleid zijn naar aanleiding van een intern onderzoek verscherpte maatregelen doorgevoerd in de uitvoering.

Daarnaast blijft aandacht voor landelijke ontwikkelingen op het gebied van digitale veiligheid van belang. Wij volgen nauwlettend de ontwikkelingen op het gebied van cybercriminaliteit en cyberweerbaarheid in de samenleving. In dat kader zijn we o.a. in gesprek met de VNG, het IDB en ons eigen OOV, allen actief in cyberveiligheid en informatiebeveiliging. Ook zijn zoals gebruikelijk de jaarlijkse ‘pen & hack’ testen en de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) uitgevoerd.

Informatie, data en kwaliteit
In 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden als vervanger van de Wet openbaar bestuur (Wob). Ondersteunend aan deze transitie is er een gemeentelijk portaal ontwikkeld voor de publicatie van Woo verzoeken en besluiten. Aansluitend daarop is de volledige besluitvorming tot en met B&W ondergebracht in het doel-zaaksysteem, gelijk aan onze samenwerkingspartner op het gebied van ICT, de gemeente Heemstede. Deze resultaten dragen bij aan het vergroten van de openbaarheid en transparantie van ons gemeentelijk functioneren.

De ontwikkeling naar een goede aansluiting van de gemeente op de informatiesamenleving biedt kansen. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. De toekomst ligt bij efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en transparantie. Ook de Informatievoorziening (IV) organisatie ontwikkelt zich. In 2022 is de omslag gemaakt naar een regie-organisatie. Daarvoor zijn nieuwe taken en verantwoordelijkheden in de organisatie belegd passende bij de moderne publieke waarden, en is Informatievoorziening gestart met een kwaliteitsslag in de vorm van het beschrijven en vastleggen van de eigen processen.

Stand van zaken uitvoering aanbevelingen Rekenkameronderzoeken
De raad is (in het kader van het 'Rode draad onderzoek' van de rekenkamer) toegezegd om de raad te informeren over de stand van zaken rond de uitvoering van de adviezen van de rekenkamer. Dat doen we door hieronder in te gaan op de rapportages van de afgelopen vijf jaar:

2022: De praktijk van de WOB/WOO
Projectmatig zijn maatregelen genomen om de Wet Open Overheid (WOO) goed uit te kunnen voeren. Het gaat om scholing, het opstellen formats en stroomlijnen van het werkproces. De WOO stelt strikte eisen aan afhandeling, het gemeentelijk beleid is dan ook gericht op uitvoering van wet- en regelgeving. De uitvoering wordt gevolgd door het college te informeren met een overzicht met WOO verzoeken. De gemeenteraad wordt periodiek geïnformeerd bij het jaarverslag en een jaarlijkse brief.

2020/2021: Implementatie Omgevingswet
Naar huidig inzicht gaat de Omgevingswet per 1 januari 2024 in werking. Met begeleiding van de VNG zijn alle minimale acties uitgevoerd voor een goede implementatie. De benodigde applicaties zijn aangeschaft en er is een opleidingsplan voor najaar 2023 om de hele organisatie voor te bereiden op invoering.

2020/2021: Uitvoering Participatiewet
Om de raad beter strategisch te positioneren worden meetbare resultaten geïntegreerd in het te beleidsplan Sociaal Domein. Er wordt goed samenwerkt met onder meer het Werkgeversservicepunt, werkbedrijf en MRA

2019/2020: Evaluatie samenwerking Heemstede/Bloemendaal automatisering en informatisering
In 2021 is  GRIT geactualiseerd naar een nieuwe gemeenschappelijke regeling, de gemeenschappelijke regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT). Daarmee is een nieuwe werkorganisatie met eigen budget en formatie gevormd.

In 2022 heeft de uitvoeringsorganisatie van de GR DIT – Informatievoorziening – de transitiefase van beheerorganisatie naar regieorganisatie afgerond. Functies zijn benoemd met regieverantwoordelijkheden op outsourcing en externe dienstverleners, er is ruimte gecreëerd voor intensievere beleidsontwikkeling en de aanbevelingen voor de ambtelijke organisatie zijn meegenomen in de transitie en het ontwikkelportfolio van Informatievoorziening. In oktober 2022 is de gemeenteraad met een beeldvormende avond geïnformeerd over de effecten van deze stappen, de resultaten van de ICT samenwerking, de financiële verantwoording op hoofdlijnen en de ICT ontwikkelingen voor komende jaren.

2019: Uitvoering VN-verdrag: Beleidsscan toegang voor mensen met een handicap
In het beleidsplan sociaal domein 2019-2022 is opgenomen dat wij in het jaar 2021 een start maken met het opstellen van een lokale inclusie agenda. Mede door de impact van corona en de oorlog in Oekraïne, hebben wij hier tot op heden geen invulling aan kunnen geven.Toegankelijkheid is een thema dat van toepassing is op alle onderdelen van de gemeente en vraagt een organisatiebrede aanpak. Bekeken wordt op welke wijze we hier vorm aan kunnen geven. Naast de mogelijkheid om hier een aparte inclusie agenda voor op te stellen, is het ook mogelijk om hier in het nieuw op stellen beleidsplan meer aandacht aan te geven. Overigens loopt er reeds een project om de digitale toegankelijkheid te verbeteren.

2018/2019: De rode draad (Rekenkameronderzoeken door de jaren heen)
De kaderstellende rol van de raad wordt versterkt door vaker te werken met bestuursrapportages, het eerder betrekken van raadsleden bij beleid, en door keuzemogelijkheden aan de raad voor te leggen. Beleidsdocumenten worden vaker SMART geformuleerd, over de uitvoering daarvan wordt aan de raad gerapporteerd en aparte voortgangsdocumenten over bijvoorbeeld projecten en sociaal domein, in aanvulling op de rapportages in of bij planning & control documenten. Over de voortgang van de aanbevelingen van de onderzoeken van de rekenkamer van de afgelopen vijf jaar wordt gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering bij het jaarverslag.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Financiële rechtmatigheid is voor een gemeente van groot belang. Tot en met boekjaar 2022 gaf de externe accountant het rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging is vanaf 2023 het college van B&W verantwoordelijk voor het opstellen hiervan. Deze verantwoording wordt gecontroleerd door de externe accountant. Achtergrond hiervan is om de bestuurlijke verantwoordelijkheid (meer) bij het college te leggen en het college zich hierover te laten verantwoorden aan de gemeenteraad. De voorbereidingen hiervoor zijn in 2021 en 2022 uitgevoerd. De jaarrekening 2022 stellen we op conform de nieuwe wetgeving, al zal de accountant over boekjaar 2022 nog een separate controleverklaring rechtmatigheid afgeven. Wat betreft het voldoen van de aanbestedingsregels zal het college in 2023 nadere maatregelen nemen om fouten te voorkomen.

Europese aanbestedingsrechtmatigheid

Bij de controle van de jaarrekening 2022 is gekeken naar de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen op basis van de bestedingen van afgelopen 4 jaar. Uit de controle blijkt dat enkele gemeentelijke inkooptrajecten met een totale waarde van € 371.000 niet de juiste procedure hebben gevolgd, wat als een fout wordt beschouwd. Deze onrechtmatigheden hebben betrekking op 'oude' inkoopdossiers die ook vorig jaar al fout waren. In 2023 heeft er een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden voor een inkoopdossier, waardoor de fouten van ongeveer €210.000 in de naleving van de Europese aanbestedingenlijnen worden hersteld.

Niet financiële onrechtmatigheden Wet FIDO e.a.
Van niet financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet Fido en het treasurystatuut gemeente Bloemendaal 2018 is in boekjaar 2022 geen sprake. Zie voor een toelichting de paragraaf financiering.

Fraudebeleid en -beheersing
In boekjaar 2022 zijn geen fraudegevallen bekend. In 2022 is een frauderisicoanalyse uitgevoerd. Uit het onderzoek blijkt dat al veel beheersmaatregelen tegen fraude zijn genomen. Belangrijke maatregelen zijn bijvoorbeeld implementatie van functiescheiding door middel van autorisatiematrixen in geautomatiseerde systemen alsmede toepassing van het vier ogen principe. Ook is er veel aandacht voor soft controls, om integer gedrag te bevorderen. De aanbevelingen zijn grotendeels overgenomen door ons college. Echter, hoeveel maatregelen de gemeente ook neemt, fraude valt helaas nooit uit te sluiten. Het beleid van de gemeente is om risicogericht, praktisch en proportioneel fraude te voorkomen in de wetenschap dat fraude helaas nooit valt uit te sluiten.

Ombuigingen

In 2022 is geen ombuigings/kerntataken discussie gevoerd. Wel heeft de gemeenteraad bij de begrotingsraad in november 2022 besloten om de OZB, parkeer- en toeristenbelasting substantieel te verhogen om de begroting structureel sluitend te maken.